Einleitung

Der Londoner Bezirk Hounslow und der Chesterfield Borough Council haben gemeinsam an einem Pilotprojekt gearbeitet, um neue digitale Tools für die Verwaltung von Konsultationsantworten zu testen. Ziel war es, die Verarbeitungszeit zu reduzieren und die Konsistenz innerhalb der Planungsteams zu verbessern.

Das Problem

Bei lokalen Planungskonsultationen können große Mengen an Antworten in verschiedenen Formaten generiert werden, einschließlich E-Mails, PDFs, Dokumenten und Portal-Einreichungen. Die Bearbeitung dieser Antworten kann Wochen dauern, da die Mitarbeiter Kommentare manuell in Tabellen kopieren, lange Einreichungen in Themen aufteilen, Arbeit an Kollegen zuweisen und konsistente Antworten erstellen müssen. Dies verlangsamt den Konsultationsprozess und begrenzt die Zeit, die für die Gemeinschaftsbeteiligung und die Planung zur Verfügung steht.

Die Lösung

Die beiden Räte haben gemeinsam mit Urban Intelligence an der Entwicklung und dem Testen neuer Antwort-Management-Features innerhalb der bestehenden PlaceMaker-Plattform gearbeitet. Das Ziel war es, die Zeit zu reduzieren, die für die Verarbeitung von Antworten aufgewendet wird, die Konsistenz und Transparenz bei der Verwaltung von Kommentaren zu verbessern und den Mitarbeitern klarere Tools für das Tagging, Zuweisen und Analysieren von Antworten zu geben.

Ergebnisse und Auswirkungen

Der Pilotprojekt führte zu messbaren Verbesserungen in Effizienz und Konsistenz. In Hounslow wurde festgestellt, dass die Verarbeitungszeit pro Kommentar von 55 Minuten auf 30 Minuten reduziert werden konnte. Die neuen Funktionen reduzierten die Zeit, die die Mitarbeiter für das Tagging und Kategorisieren von Kommentaren aufwenden mussten, um 45%. Die gemeinsamen Antwortvorlagen verbesserten die Konsistenz innerhalb der Teams.

Zukünftige Pläne

Beide Räte planen, das neue System für zukünftige Konsultationen zu verwenden und zusätzliche Automatisierung, einschließlich künstlicher Intelligenz, für das Tagging und Zusammenfassen zu erkunden. Sie planen auch, die Art und Weise zu verfeinern, wie Antworten direkt in das Tool durch integrierte Konsultationsmodule eingeführt werden, um manuelles Kopieren und Aufteilen zu reduzieren.

Dieser Bericht basiert auf Informationen von Ministry of Housing, Communities and Local Government, lizenziert unter Open Government Licence v3.0 (UK). Contains public sector information licensed under the Open Government Licence v3.0.